Dette skal ikke ses som en decideret opfordring til at fylde dagen med møder. Desværre findes der endnu ikke en stilling, hvor man kan slippe for at sidde foran en computer eller tage fat i skruetrækkeren bare for at sidde og have hyggelige samtaler med sine kolleger eller samarbejdspartnere. Det skal derimod tolkes som en vigtigt input i din hverdag.
Men hvorfor?
Det at holde møder kan for mange anses som en tidsrøver. Der bliver planlagt møder i en lind strøm, og det tager tid fra de opgaver, som man egentlig er ansat til at løse. Og det er jo synd. Møder skal sættes op med et mål, så man efter en times tid eller to kan rejse sig fra bordet, og føle at man har fået noget ud af det. Møder skal ikke ses som en pligt, men nærmere som en oplysningssamtale. Hvis ikke man på en eller anden måde er blevet klogere, så har dit møde kun været et møde i sin bogstaveligste forstand.
Og hvordan?
Jeg tror ikke man kan være ekspert på området møder, så det vil jeg bestemt ikke kalde mig selv. Dog har jeg været til en del igennem tiden. De fleste af dem kan jeg heldigvis sige har været planlagt, og det er også de bedste af slagsen. Og det skal være det første råd. Planlæg gerne dit møde en uges tid i forvejen, så både du og de andre deltage har tid til at forberede sig. Det kan selvfølgelig hænde at du bliver prikket på skulderen og du får at vide, at “kan vi lige sætte os sammen om 10 min.? Jeg vil gerne lige have gennemgået…”, og så er det bare at gøre sit bedste. Sådan er det. Men har man længere tid bliver det bare en bedre samtale.
I vores e-commerce afdeling i Scandlines har vi ugentligt et møde, hvor vi hver især løber vores opgaver og samtaler igennem. Derudover har vi et 14-dags møde, hvor hele afdelingen, den daglige leder og marketingchefen er tilstede. Her får vi helt fra toppen at vide, hvordan det går i forretningen og hvordan fremtidsplanerne ser ud marketingsmæssigt. Og det rigtig rart! For der er bare ting der sker længere oppe i “kæden”, som vi ellers ikke ville få at vide. Omvendt får vores øverste chef også at vide, hvad vi tumler med til hverdag. Hvad er godt? Hvad er skidt? Kan vi gøre noget bedre? Alle ting der bidrager til en mere sammentømret afdeling.
Lav en dagsorden
Nummer to skal være en fast dagsorden. Har du på forhånd lavet sådan en, så har man retningslinierne klare. Selvfølgelig kan der afviges fra denne, men den kan også bruges som trumfkort, hvis samtalen løber løbsk og fraviger alt for meget. Sådan en bruger vi også i vores afdeling, og vores møder har kun i et enkelt tilfælde overskredet de halvanden time der var afsat. Og det endda kun med ti minutters tid. Nummer tre er derfor hold tiden. Vi har som sagt alle andre opgaver også, så et møde må ikke overskride tiden for meget medmindre det handler om liv og død.
Hav ikke ejerfornemmelse for dine projekter
Indrømmet. Denne er jeg desværre ikke særlig god til at overholde, men det skal alligevel være mit råd nummer fire. Jeg føler rigtig tit, at jeg har styr på tingene, men det betyder jo ikke, at jeg kan have overset noget. Hvis du ligger dine halv eller hel færdige projekter frem for dine kolleger, så kan de sagtens have input, som du har overset. Alle har forskellige syn og behov i givne situationer, og i et virke som mit med online markedsføring, så skal man ramme en bestemt bruger, der nogen gange kan være svær at beskrive. Derfor kan kollegernes øjne også være til gavn. Det må jeg blive bedre til 
På denne måde udvikler du også dit syn på sagerne, og det var som bekendt et af formålene ved at holde møde.
Inviter en gæstetaler
Mit femte råd skal være en gæstetaler. Hvis du føler, at en af dine kolleger har bedre styr på et emne, der vedrører din del af mødet, så vær ikke bleg for at invitere ham/hende med. Vi er tit i berøring med faglige områder, som ikke ligger inde for vores spidskompetence, så hvorfor ikke invitere dem med der virkelig ved noget om det? Det kan være en fra økonomi, der har dybere indsigt i budgetterne, eller en fra grafisk afdeling, der har arbejdet med den grafiske opsætning af jeres Facebook profil. Ting som du kender til, men ikke har haft direkte indflydelse på.
Husk kage
Den sidste her er lidt ud over selve mødet, men ikke destro mindre et meeeget vigtigt råd seks. Der er altid rigeligt med kaffe og vand, når man sætter sig ved bordet i mødelokalet, men lidt frugt, kiks og måske endda lidt kage (hvis det er fredag) kan løsne stemningen lidt. Selvfølgelig skal man ikke fylde hovedet, hvis man skal sidde og tale, men det er dejligt rart, når man sidder og lytter. Noget vi også benytter os af.
Det var lidt gode råd fra min hverdag. Tænk over det til næste gang du sætter et møde op. Det bidrager helt sikkert til et mere positivt udbytte.
Ingen relaterede indlæg.
